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きむそんの雑記ブログ

【若手向け】会議をうまく進めるようになるには何をすればいいのか

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会議がうまくいかない

会議って難しいですよね。

議論に参加することも難しいですし、もちろん自分がファシリになって会議を進めていくことも難しいです。

何が難しいって、参加しても話している内容がわからない。

議論についていけない。

ファシリになれば決めたい内容が決めきれない。承認がもらえないなど。

たくさん「できないこと」が出てきて会議が憂鬱になりますよね。

僕も悩みましたが、実はそんなに憂鬱になる必要はなく、日々の訓練で改善できます!

会議をうまく進めるようになるには何をすればいいのか

事前準備を制すものが会議を制する

まずは会議がうまくいかない原因を認識しましょう。

原因は「事前準備不足」です。

事前準備が圧倒的に足りていません。

準備とはもちろんインプットしておくべき情報だったり、段取りになります。

「そんなのやっているよ!」っていう方もいるかもしれませんが、

それでもうまくいっていないのはインプットすべき情報が間違っているかもしれません。

つまり全く見当違いの努力をしている可能性があります。

会議は1日に一つとは限りません。

無駄なく効率よく準備をする必要があります。

会議にはテンプレートがある

効率よく準備をするためにテンプレートを使います。
私がよくやっているのは以下のように会議内容を構造分解します。

「目的・ゴール・アジェンダ

この三つの要素を明確にすることが会議をする上での最低条件です。

参加者である場合も、一度会議の目的やゴールは主催者に確認するべきでしょう。

そうすればインプットするべき情報も明確になります。

会議の準備もテンプレート通りに進める

「目的・ゴール・アジェンダ」の三つが明確になったら、次にゴールを達成するためにどのような情報が必要かを考えてみましょう。

例えば会議のゴールが

「商品Aと商品Bのどちらを販売候補にするか決め上長から承認をいただく」

とした時、上長はどのようにして商品AとBを比べれば良いでしょうか。

当然メリットデメリットがわかる1枚の資料が必要になりますよね。

そのためここでは商品AとBのメリットデメリットの理解とメリデメ表の作成がタスクになってきます。

このように会議のゴールからタスクを落とし込みましょう。

会議には自分の意思を固めておく

会議をやるということは議論すべきことがあるということです。

そのため、議論内容をあらかじめ把握し、自分なりの意見・意思を持っておくことが必要です。

特に会議を主催する場合、「自分はこうするべきだと思う」と言う意思がないと、

いろんな人の意見に振り回され議論がまとまらない事態に陥ることがあります。

結局「A」か「B」にするのは、意見に対する根拠がみんなの納得するものであるかであり、

その根拠を用意するのは自分です。

自分の努力次第で結論は決まるので、「意思」しっかりと持って参加しましょう。

味方になって欲しい人(上司)と会議内容をすり合わせておく

会議中もしかしたらあなたの意見にたし、反論や質問をしてくる場合があります。

その反論と質問に対し、自分が答えられなかった時どうすれば良いでしょう。

そんな時に自分の味方がいるととっても安心しますよね。

味方を作るために、事前に会議の方向性をすり合わせておきましょう。

必要であればネゴっておく

さらに会議をスムーズに進めるためにおすすめなのが、会議出席者のキーパーソンに対し最初から、ネゴっておきましょう。

「お時間頂ければレビューいただけないでしょうか」

この言葉で、あなたの意思はさらに通りやすくなり会議も効率的に進みます。

まとめ

おそらく一回上記のことをやればうまくなるなんてことはありません。

繰り返し行うことで、自分なりに効率化できる部分が見つかり会議上手になることができますよ!